일의 80%를 줄이는 방법 : 최소한의 노력으로 최대한의 성과 내기

직장인들이 효율적으로 일하는 데 도움을 주는 책, 이다 요시히로의 <일의 80%를 줄이는 방법>의 핵심 내용을 바탕으로 업무 효율을 높이는 방법을 소개합니다. 이 책은 회사에 머무는 시간 동안 자신의 업무를 효율적으로 처리하는 방법을 제시하고 있습니다.

완벽주의를 버리고 ‘하지 않을 일’을 정하기

생산성을 높이려면 완벽주의를 버리고 과감하게 ‘하지 않을 일’ 목록을 만들어야 합니다.

다음은 줄여야 할 불필요한 노력의 예시입니다:

• 보고서의 불필요한 디자인에 과도한 시간을 투자하는 것

• 완벽한 회신 메일을 작성하려고 애쓰는 것

• 단순한 계산이나 검토에 지나치게 많은 시간을 들이는 것

• 목표가 불분명한 회의에 참석하거나 불필요한 회의 및 커뮤니케이션에 참여하는 것

• 매일 똑같은 형식의 보고서를 작성하는 것

• 모든 정보를 꼼꼼하게 기록하는 습관

• 다른 사람의 업무까지 떠맡는 행동

• 간단한 질문을 '모두에게' 메일로 보내는 것

• 대면으로 해결할 수 있는 단순한 질문을 메일로 보내는 것

속도를 중시하며 즉시 행동하기

업무에서는 일단 시작하는 것이 중요합니다. 복잡하게 생각하거나 완벽한 결과물을 추구하기보다는, 20점짜리라도 괜찮다는 마음으로 신속하게 행동해야 합니다. ‘받은 공은 바로 패스’한다는 마음가짐으로 업무의 흐름을 빠르게 이어가는 것이 핵심입니다.

잘못된 예시: 동료로부터 문의 메일을 받았을 때, 완벽한 답변을 위해 데이터를 찾고 상사에게 확인받으며 내용을 다듬는 등 과도한 노력을 기울이면 업무 진행이 늦어지고 스트레스가 가중됩니다.

올바른 예시:

• 메일을 받자마자 “지금은 확인이 어려워 오후 2시까지 답변 드리겠습니다”라고 즉시 회신합니다.

• 담당자가 있다면 “이 부분은 ㅁㅁㅁ님께 여쭤보는 게 더 빠를 것 같습니다”라고 알려주어 다음 단계를 위한 조치를 취합니다.

목표를 명확히 하고 우선순위 판단하기

모든 업무를 100% 완벽하게 처리해야 한다는 부담감을 버려야 합니다. 할 수 있는 최소한의 행동을 실행하여 전체적인 업무 흐름을 이어가는 것이 중요합니다.

이를 위해 명확한 목표를 설정하고, 목표 달성에 기여하는 일에 우선순위를 두어야 합니다. ‘업무의 성과 가치 = 업무의 질 / 소요 시간’ 공식을 활용하여, 시간을 적게 들이면서 높은 가치를 창출하는 업무가 무엇인지 파악하고 집중해야 합니다. 불필요한 노력은 과감하게 줄이고, 정말 중요한 일에 집중하여 최소한의 노력으로 최대한의 효과를 내세요.

생활에도 적용하는 효율적인 습관

이러한 방법들은 개인의 생활에도 적용할 수 있습니다. 예를 들어, 큰 목표를 작은 목표로 역산하여 계획을 세우는 방법은 개인이 부족하다고 느끼는 시간을 효율적으로 활용하는 데 도움이 됩니다. 책을 읽는 습관을 들이는 것처럼, 큰 목표를 작은 단위로 쪼개어 실천함으로써 최종 목표에 더 쉽게 도달할 수 있습니다. 작은 실천을 통해 점진적으로 나아가는 것의 중요성을 강조하고, 목표를 이루지 못했다고 좌절하지 않는 태도가 필요합니다.

Post by 사업관리부 정승헌